В какой срок необходимо предоставить. В какой срок необходимо предоставить бывшему работнику копии документов, касающиеся его трудовой деятельности, если для этого необходимо сделать запрос в архив? Если срок указан только в письме, и это письмо поступило

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62 , 84.1 ТК РФ ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

• приказа о приеме на работу;
• приказов о переводах на другую работу;
• приказа об увольнении с работы.

2.3. Справки:

• о заработной плате;
• о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
• о периоде работы у данного работодателя.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), - предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 №   56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» ).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 №   1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее - Закон №   1032-1 )).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1 , 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 №   255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 №   27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №   9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ №   9779-Х ). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ №   51141-98 , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 №   76 (далее - Рекомендации ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

В соответствии с Указом №   9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу №   9779-Х запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №   225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ведения трудовых книжек ), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом №   9779-Х и Рекомендациями . Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Выписка - это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка о сумме заработка за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 №   182н . Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь 20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Болотовой Л. И.

Трудовая книжка АТ-IX №   5261347

Фамилия Болотова

Имя Лариса

Отчество Ивановна

Образование высшее

Профессия, специальность врач

Подпись владельца книжки Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Мороз

Работник работает по настоящее время.

Выписка верна.

Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 №   192 .

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ . А если будет обнаружено аналогичное правонарушение - документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику - то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 №   5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» ).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления - в специальном журнале.

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ № 51141-98).
2. «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
3. «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Запросы о предоставлении информации могут направляться только в государственные органы и органы местного самоуправления. Таким образом, круг адресатов запросов о предоставлении информации уже, чем установленный для жалоб граждан. Однако это в значительной мере компенсируется тем, что запрашиваемая информация не ограничена вопросами деятельности органа, в который направляется запрос (см. далее).

Предмет запросов [  ]

Запрашиваться может информация как о деятельности самих государственных органов и органов местного самоуправления, так и о деятельности подведомственных этим органам организаций. Предметом запроса могут быть как существующие документы, так и иная информация. Запрашиваться могут и те документы и иная информация, которая поступает в эти органы и организации. Могут также запрашиваться правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов и организаций ().

Содержание запроса [  ]

Запрос должен содержать следующую информацию об авторе запроса:

• фамилию, имя и отчество (либо наименование организации);
• контактные данные для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса:
  • почтовый адрес, номер телефона и/или факса, либо
  • адрес электронной почты.

Запрос должен содержать указание на орган (наименование органа) или должностное лицо (инициалы и фамилия и/или должность), которому адресуется запрос.

Порядок рассмотрения запроса [  ]

Порядок рассмотрения запросов о предоставлении информации аналогичен порядку рассмотрения жалоб:

• письменный запрос регистрируется в течение трех дней с момента поступления - то есть не позднее дня (Т+3) ; устные запросы регистрируются в день обращения ();
• если адресат установит, что запрос находится вне его компетенции, то он обязан в течение 7 дней со дня регистрации направить запрос надлежащему органу и уведомить обратившегося; в такой же срок адресат должен ответить, если у него нет информации о том, какой орган может располагать запрашиваемой информацией ();
• если объем запрошенной информации превышает установленный правительством предел, то адресат должен в течение 7 дней со дня регистрации направить обратившемуся уведомление об объемах информации, ее стоимости и порядке оплаты (см. ниже);
• ответ по существу должен быть направлен в течение 30 дней со дня регистрации; если подготовка ответа требует бо́льшего времени, то срок ответа может быть увеличен до 45 дней, но известить об этом обратившегося (с указанием причины отсрочки) необходимо в течение 7 дней со дня регистрации ();

Ограничения и отказы [  ]

Закон предусматривает следующие основания для отсутствия ответа по существу запроса:

Плата за подготовку и пересылку информации [  ]

Информация предоставляется бесплатно, если она затрагивает права и обязанности обратившегося (), либо ее бесплатное предоставление установлено законом или иным правовым актом (). В остальных случаях взимается плата, если объем информации превышает установленный правительством Российской Федерации размер.

Минимальный бесплатный объем установлен «Правилами взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (утверждены постановлением Правительства РФ от 24.10.2011 № 860):

Бесплатные объемы пересылаются за счет органа, направляющего ответ (информация в электронной форме - на указанный обратившимся адрес электронной почты). В остальных случаях обратившееся за информацией лицо оплачивает пересылку (а для информации в электронной форме - еще и стоимость электронного носителя, если носитель не был предоставлен самим обратившимся). По желанию обратившегося информация (и бумажная, и электронная) может быть передана ему непосредственно в государственном или муниципальном органе.

Если запрашиваемые пользователем объемы потребуют внесения платы, то орган в течение 7 дней со дня регистрации запроса обязан уведомить обратившегося о формате и объеме информации, о стоимости изготовления копий, стоимости пересылки, а также о стоимости электронного носителя (если информация предоставляется в электронном виде). Одновременно сообщаются сведения, необходимые для заполнения платежного документа, и срок оплаты (не превышающий срока ответа на запрос).

Особенности рассмотрения запросов СМИ средство массовой информации [  ]

Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен только при наличии в ней государственной, коммерческой или иной охраняемой законом тайны. Отказ должен быть вручен редакции в 3-дневный срок со дня получения запроса, то есть не позднее дня (Т+3) , и должен содержать причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от охраняемой законом тайны, указание на лицо, принявшее решение об отказе, и дату принятия решения ().

В законе неаккуратно сформулирована норма о сроке предоставления информации. Буква закона предусматривает две временны́х точки ():

• в трехдневный срок со дня получения запроса редакции вручается уведомление об отсрочке предоставления информации, если информация не может быть предоставлена в течение 7 дней; уведомление должно включать указание причин невозможности исполнения запроса в 7-дневный срок, срок предоставления информации, указание на лицо, принявшее решение об отсрочке, и дату принятия решения;
• собственно семидневный срок со дня получения запроса - это нормальный срок ответа на запрос.

Таким образом, закон о СМИ средство массовой информации не содержит предельной величины отсрочки предоставления информации, однако для государственных и муниципальных органов в соответствии с применяются нормы Федерального закона от 09.02.2009 № 8−ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» .

Примечания [  ]

Организацией было получено отправленное 1 июня 2010 г. по почте требование о предоставлении документов. Каков порядок исчисления сроков исполнения требования о предоставлении документов в рамках выездной или камеральной проверки относительно даты отправки данного письма? Какая ответственность грозит организации за их нарушение?

1. Общий порядок исчисления сроков для предоставления документов на проверку

Порядок проведения камеральных и выездных налоговых проверок регулируется ст. 88 и 89 НК РФ.

Согласно п. 2 ст. 88 НК РФ проводится уполномоченными должностными лицами налогового органа в соответствии с их служебными обязанностями без какого-либо специального решения руководителя налогового органа в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета).

В свою очередь, проводится на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа на территории (в помещении) налогоплательщика или, в случае отсутствия у налогоплательщика возможности предоставить помещение для проведения выездной налоговой проверки, по месту нахождения налогового органа (п. 1 ст. 89 НК РФ).

Пунктом 8 ст. 89 НК РФ определено, что срок проведения выездной налоговой проверки исчисляется со дня вынесения решения о назначении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке.

Таким образом, срок проведения камеральной проверки исчисляется со дня предоставления декларации по налогу, в отношении которого проводится проверка, а при выездной проверке - со дня вынесения решения о ее проведении.

2. Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю) требования о представлении документов.

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Кроме того, на основании п. 3 ст. 88 НК РФ, в случае, если камеральной налоговой проверкой выявлены ошибки в налоговой декларации (расчете) и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля, налоговый орган также имеет право затребовать у налогоплательщика необходимые пояснения или попросить внести соответствующие исправления в декларацию. В этом случае представить пояснений или внести исправления необходимо в течение пяти дней.

Общий порядок исчисления сроков, установленных законодательством о налогах и сборах установлен ст. 6.1 НК РФ. Пунктом 2 указанной статьи предусмотрено, что течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало. А в п. 6 говорится о том, что срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем.

Таким образом, представить документы, необходимые налоговому органу для проведения выездной или камеральной проверки, а также пояснения (в случае требования о предоставление пояснений по п. 3 ст. 88 НК РФ) необходимо в течение десяти (пяти) рабочих дней. Течение указанных сроков начинается на следующий день после получения требования.

3. Порядок исчисления сроков для предоставления документов на проверку в случае, если требование отправлено по почте

Ст. 88, 89 и 93 НК РФ не предусмотрен порядок направления требования о предоставлении документов по почте заказным письмом.

Вместе с тем абзацем 2 п. 6 ст. 69 НК РФ предусмотрено, что требование об уплате налога может быть передано руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку или иным способом, подтверждающим факт и дату получения этого требования. Если указанными способами требование об уплате налога вручить невозможно, оно направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма.

В данном случае также применяются п. 2 ст. 6.1 НК РФ, то есть отсчитывать указанный срок следует со следующего дня после дня отправки письма, и п. 6 ст. 6.1 НК РФ - исчислять срок следует в рабочих днях.

Иного порядка для направления требования о предоставлении документов частью 1 НК РФ не предусмотрено.

В п. 6 ст. 13 АПК РФ указано, что в случаях, если спорные отношения прямо не урегулированы федеральным законом и другими нормативными правовыми актами или соглашением сторон и отсутствует применимый к ним обычай делового оборота, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, арбитражные суды применяют нормы права, регулирующие сходные отношения (аналогия закона), а при отсутствии таких норм рассматривают дела исходя из общих начал и смысла федеральных законов и иных нормативных правовых актов (аналогия права).

Таким образом, полагаем, что в случае судебного разбирательства к рассматриваемым правоотношениям может быть применен абзац 2 п. 6 ст. 69 НК РФ, из которого следует, что направленное по почте заказным письмом требование считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма (смотрите, например, постановление ФАС Поволжского округа от 19.09.2006 N А57-21930/05-7).

Отметим, что указанную позицию разделяет и Минфин России. Так, в письмах от 02.06.2008 N 03-02-08-12, от 23.07.2008 N 03-02-07/1-309 финансисты при ответе на вопросы налогоплательщиков по поводу определения срока вручения решения по результатам налоговой проверки пояснили, что так как законодательством прямо не установлен указанный срок, то его следует считать шестым днем с даты отправки заказного письма.

В то же время в более позднем письме от 15.04.2009 N 03-02-07/1-185 специалисты Минфина России в отношении сроков получения налогоплательщиками копий решений налоговых органов, указанных в п. 13 ст. 101 НК РФ, указали, что поскольку НК РФ не определена дата вручения копий этих решений, то в случае их направления по почте, дату вручения налогоплательщику копии такого решения следует определять на основании документа, свидетельствующего о получении налогоплательщиком соответствующего почтового отправления (уведомления о вручении).

По нашему мнению, учитывая, что отдельного порядка направления требования о предоставлении документов НК РФ не предусмотрено, наименее рискованным для налогоплательщика будет исчисление срока получения требования о предоставлении документов в рамках выездной или камеральной проверки в течение 6 дней после отправки данного письма. Вместе с тем не исключено, что налогоплательщик, воспользовавшись аргументацией, приведенной в указанном нами письме Минфина России от 15.04.2009 N 03-02-07/1-185, сможет доказать налоговому органу, что рассматриваемый срок следует считать со дня получения уведомления о вручении заказного письма с требованием. В этом случае на уведомлении следует поставить отметку о дате фактического получения письма (в данном случае 10.06.10), без такой отметки доказать фактические обстоятельства будет затруднительно.

В рассматриваемом случае требование было отправлено по почте 1 июня 2010 года, соответственно, даже если считать срок его вручения как шестой (рабочий) день после отправки, то есть 9 июня 2010 года, то при фактическом получении письма 10 июня 2010 года у налогоплательщика остается достаточно времени для того, чтобы подготовить и представить в налоговый орган необходимые документы.
Если речь идет о требовании представления документов по ст. 93 НК РФ, то необходимо уложиться в срок до 25 июня 2010 года. Если же речь идет о представлении документов по п. 3 ст. 88 НК РФ - до 18 июня 2010 года.

4. Последствия нарушения сроков представления документов

Ответственность за непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля установлена ст. 126 НК РФ (п. 4 ст. 93 НК РФ).

В соответствии с п. 1 указанной статьи налогоплательщику (плательщику сбора, налоговому агенту) грозит наложение штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.

Отметим, что НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подлежащих представлению на проверку.

Анализ судебной практики показывает, что суды далеко не всегда поддерживают налоговые органы по вопросу применения ст. 126 НК РФ.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного от 17.07.2008 N А56-5570/2007 суд пришел к выводу, что по смыслу положений ст. 88 и ст. 93 НК РФ налоговый орган вправе потребовать у налогоплательщика только конкретные документы с обязательным указанием их наименования, реквизитов и количества. В противном случае невозможно проверить правильность размера взыскиваемого штрафа, который определяется из расчета 50 руб. за каждый непредставленный документ. Привлекая налогоплательщика к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, за непредставление документов и (или) иных сведений, обязана доказать наличие у него обязанности представить соответствующие документы и сведения. При этом обоснованность привлечения к налоговой ответственности и наложение штрафа должны быть доказаны не только по праву, но и по размеру, то есть налоговый орган должен подтвердить надлежащими доказательствами наличие у налогоплательщика обязанности представить каждый конкретный документ.

В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2008 N А19-16915/07-15-Ф02-3285/08 суд установил, что в требованиях о представлении документов указаны только их родовые признаки без указания реквизитов. Поэтому невозможно установить, какие конкретно документы истребовались инспекцией и, соответственно, за непредставление каких документов проверяемый привлечен к налоговой ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ.

В постановлении ФАС Московского округа от 10.07.2008 N КА-А40/6055-08 судом приняты во внимание доводы налогоплательщика о том, что примененная налоговым органом методика исчисления штрафа исходя из количества фактически представленных, а не запрашиваемых документов создает неравное положение между налогоплательщиком, представившим документы, и налогоплательщиком, отказавшимся от предоставления документов, так как штраф, рассчитанный исходя из количества представленных документов, в данном случае будет составлять большую сумму, чем штраф, исчисленный из количества запрашиваемых документов. Кроме того, суд установил, что, поскольку требование налогового органа не указывает на конкретное количество документов, которые необходимо представить налогоплательщику в инспекцию, привлечение его к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ, исходя из количества фактически представленных документов, не основано на нормах налогового законодательства.

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17.07.2008 N Ф04-4512/2008(8603-А46-31) суд сделал вывод о том, что размер штрафа, наложенного на общество, по существу, основан не на представленных последним документах, а на видах, к которым они относятся. В требованиях налоговых органов указаны только виды документов, подлежащих представлению налогоплательщиком, что противоречит смыслу ст. 88, ст. 126 НК РФ, а также приказу ФНС РФ N ММ-3-06/338@, предполагающему отражение в требованиях о представлении документов их наименований с раскрытием реквизитов, предполагающих возможность идентификации испрашиваемых документов и их количество, необходимое для избрания в случае их непредставления размера налоговой санкции, определенной п. 1 ст. 126 НК РФ. Налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов с достоверностью не определено налоговым органом. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Тимукина Екатерина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, к нам обратился уже бывший работник с просьбой предоставить ему копии документов касающиеся его трудовой деятельности. Скажите,пожалуйста, в какой срок нам необходимо их предоставить, ведь ТК говорит что в 3-хдневный срок для работников, а он уже не работник. Объясню причину вопроса: чтобы подготовить для него документы, нам необходимо сделать запрос в архив, поэтому и получается что мы не успеваем в 3-хдневный срок. Как нам быть? Спасибо большое.

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

При этом, отметим, что в данном случае законодательство не содержит каких-либо исключений в отношении уволенных работников.

Следовательно, по заявлению бывшего работника, Вы обязаны в трехдневный срок выдать ему копии документов, связанные с работой.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, главное, чтобы он был связан с работой данного сотрудника (). Аналогичные разъяснения содержатся в .

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

Свою просьбу о предоставлении документов (копий) сотрудник должен оформить заявлением в .

Указанные документы (копии) могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, в пенсионный фонд, в организацию, где он работает по совместительству, в посольство, а также иные ведомства.

Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения . Все справки и копии документов работодатель оформляет и выдает сотруднику бесплатно. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ.

Помимо справки сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки ( ГОСТ 51141-98, утвержденного ). Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, заверьте ее надлежащим образом ( , ГОСТ 51141-98, утвержденного ). Для этого на копии документа укажите:

• заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

  должность лица, заверившего копию;

  его личную подпись;

  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

  дату заверения;

  печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

На первом листе копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Поправки касаются мероприятий, которые в обязательном порядке проводятся при переходе налогоплательщика из одной ИФНС в другую. < … Разбираемся с вопросами по применению онлайн-кассы Порой бывает сложно самостоятельно разобраться в тонкостях «кассового» законодательства. К примеру, нужно ли выбивать чек, если за юрлицо платит физлицо и наоборот? Когда формировать «расходный» кассовый чек? < … Прощение беспроцентного займа: начисляем НДФЛ По правилам, действующим с 01.01.2016, при выдаче сотруднику беспроцентного займа начислять НДФЛ с образовавшейся у физлица матвыгоды от экономии на процентах нужно ежемесячно. Возникает вопрос: что делать с уже начисленными суммами налога в случае, когда заимодавец прощает заемщику всю сумму выданного займа. < …

В какой срок работник должен принести на работу больничный?

Это можно сделать при последующем приеме, чтобы медик сделал в нем запись о продлении или закрытии. Для получения документа на рук необходимо предъявить паспорт или другой подтверждающий личность документ. В день последнего приема врач делает в больничном листе запись о его окончании и том дне, когда работник должен приступить к работе.
Эти данные удостоверяются его подписью. После того, как в специально отведенных полях будет проставлена печать медорганизации, оформление больничного листа можно считать оконченным.

Условия окончания и сроки предоставления больничного листа работодателю

Инфо

Остается только проверить, что:

• бланк заполнен черной капиллярной или гелевой ручкой (можно и чернилами);
• все поля заполнены печатными буквами;
• отсутствуют ошибки, помарки и исправления;
• проставлены необходимые печати;
• все записи хорошо читаются.

Получается, что хотя фактически документ может находится на руках у работника, начиная с первого дня его заболевания, предъявлять его работодателю следует только после внесения в него всех необходимых сведений. А это происходит в день окончания периода временной нетрудоспособности. При нахождении человека на стационарном лечении больничный лист на руки не выдается.

Когда работник должен сдать больничный лист

В избранноеОтправить на почту Срок предоставления больничного листа работодателю регламентирован нормами закона «О соцстраховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ. О том, какие сроки предусмотрены для сдачи бюллетеня работодателю и что делать, если листок уже просрочен, пойдет речь в нашем материале. Когда нужно предоставить больничный в бухгалтерию и сколько времени бюллетень действителен для оплаты? Можно ли не сдавать больничный на работу, а осуществить сдачу напрямую в ФСС в течение срока действия? Итоги Когда нужно предоставить больничный в бухгалтерию и сколько времени бюллетень действителен для оплаты? Любой человек, за которого перечисляются взносы в ФСС, имеет право на получение пособия по временной нетрудоспособности.
Чтобы подтвердить период нахождения на лечении и получить пособие, работник должен предоставить работодателю листок нетрудоспособности.

Срок предоставления больничного листа работодателю

Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», все официально трудоустроенные граждане имеют право на получение пособий за указанный период времени. Таким образом, больничный фактически является обязательным условием для получения таких выплат. Именно поэтому процедуре оформления и оплаты больничного уделяется особое внимание.
Порядок его выдачи установлен Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н. Скачайте документы